Télétravail : gérer en ligne des numéros pros pour tous ses collaborateurs

Par bien des côtés, l’épidémie de coronavirus nous oblige à nous ré-inventer et à modifier rapidement nos comportements. C’est vrai pour des individus comme des entreprises. Le télétravail est devenu un impératif et chamboule l’organisation de nombreuses activités. Cette adaptation est importante dès à présent, mais, on l’espère tous, sera aussi très utile pour l’après-crise.

En effet, on a pu voir grâce à cette crise les bénéfices du télétravail. Premièrement, moins de transport et donc moins de pollution, mais aussi moins de fatigue pour les salariés. Deuxièmement, plus de souplesse : travailler à domicile permet d’équilibrer plus facilement vies privée et professionnelle, et permet également de gagner en productivité en étant moins dérangé et plus concentré ! Enfin, troisièmement, une communication améliorée : en effet, bien communiquer devient une nécessité quand les échanges en face à face sont moins nombreux. On peut donc parier que certaines bonnes pratiques expérimentées durant l’épidémie de coronavirus continueront d’être utilisées par la suite.

Parmi les entreprises tech, nombreuses sont celles qui offrent des solutions pour gérer le télétravail. Les outils collaboratifs comme la suite Google ou la version en ligne de Microsoft permettent de travailler à plusieurs sur les mêmes documents. Les solutions de gestion de projet comme Trello ou Monday aident à organiser le travail à plusieurs sans se voir. Et les solutions de vidéoconférence comme Zoom ou les outils de chat comme Slack aident à maintenir la communication. Chez onoff, nous avons développé une gestion de flotte mobile en ligne, Onoff Business, qui permet d'attribuer un numéro de portable pro à chacun de ses collaborateurs.

Une gestion de flotte mobile dématérialisée

Nous connaissons bien les challenges quotidiens liés à la gestion de la téléphonie mobile d'entreprise. Les problèmes avec les opérateurs, l’administration laborieuse des nouveaux contrats, sans parler des cartes SIM. Proposer un numéro de mobile pro à tous ses collaborateurs est complexe, alors que c’est pourtant la meilleure solution pour travailler à distance ou en déplacement. Tous les collaborateurs ne souhaitent pas utiliser leur numéro de mobile perso pour le boulot. Comment attribuer rapidement un numéro de mobile pro à ses collaborateurs ? Comment le faire à distance ?

Il n’est plus nécessaire de gérer de manière individuelle les téléphones et les contrats de chaque employé pour donner un numéro de mobile pro à chacun. En adoptant un outil en ligne, on peut administrer tous les numéros depuis un seul et même ordinateur. Grâce à sa plateforme web intuitive, Onoff business permet d’ajouter des employés et de leur attribuer des numéros en quelques clics. À la fin de chaque mois, la comptabilité est simplifiée grâce à une facture unique pour l'ensemble de la flotte mobile.

Chaque collaborateur peut utiliser son propre téléphone

Grâce à son application mobile iOS ou Android, Onoff business s’installe sur n’importe quel smartphone. Dès maintenant, vos collaborateurs peuvent faire de leur téléphone le réceptacle de leurs appels pro. Grâce à l’application, ils reçoivent les appels liés au travail. Et comme son nom l’indique, chaque numéro d’Onoff Business peut être mis sur “off” afin de séparer les communications pro et perso, depuis un seul téléphone, simplement et en toute sécurité, même en télétravail.

La solution onoff business s’appuie sur la technologie très récemment apparue des "Cloud Numbers" qui permet désormais de se dispenser d’une deuxième carte SIM pour pouvoir passer des appels et envoyer des SMS avec un second numéro. Le chef d’entreprise peut assigner les numéros de téléphone depuis une plateforme et chaque collaborateur n'a plus qu'à installer l'application Onoff Business sur son téléphone personnel.

L’entreprise reste propriétaire du contenu

Si onoff business a déjà séduit plus de 200 entreprises depuis son lancement en novembre 2019, ce n’est pas seulement pour faciliter le travail à distance mais aussi parce qu’elle devient un nouvel atout pour la société. Un commercial va créer un réseau fort de clients et de prospects, mais malheureusement, cet employé peut décider d’abandonner l’entreprise en chemin. Il reste pourtant, grâce son numéro de téléphone, l'unique lien entre les clients et l’entreprise. Son numéro de mobile est donc une ressource très précieuse. Grâce au système évoqué ci-dessus, le Cloud Number permet désormais de s’affranchir de ce problème. Tout le contenu lié à un numéro est sauvegardé dans un cloud sécurisé. Il sera donc disponible pour un autre collaborateur, évitant à l’entreprise de perdre un historique précieux.

Sur le marché, la société Onoff est la seule disposant de cette avancée technologique. Grâce à son service réservé aux professionnels, Onoff Business propose une plateforme intuitive gérant l'intégralité des numéros des collaborateurs, faisant économiser du temps et de l'argent, tout en simplifiant la vie des salariés en fournissant instantanément un second numéro de mobile, via une application.

Télétravail et communication

On l’a évoqué, lorsqu’on télétravaille, la communication est clé : entre les collaborateurs, mais également avec les clients, les partenaires. En permettant aux entreprises de gérer rapidement, facilement et à distance une flotte de numéro pro, opérationnelle dès maintenant, onoff business facilite le quotidien des télétravailleurs et accompagne les chefs d’entreprise.

Pour le télétravail, la mise en place d’outil comme Onoff business doit être liée à une bonne culture de la communication. Bien communiquer, c’est expliquer à ses clients et à ses collaborateurs ce qu’on va faire, où on en est et quelle est la prochaine étape. Trois éléments simples mais qui demandent un peu de discipline pour chacun. Faire ces points régulièrement, avec un client ou entre collaborateurs, est la meilleure manière de rassurer et d’évaluer le travail réellement fait. Au téléphone ou en vidéo conférence, ces points doivent s’accompagner également d’un compte-rendu écrit pour une meilleure clarté et en cas de litige avec les clients. Sans oublier d’humaniser ces relations à distance régulièrement par un trait d’humour ;) Être organisé et rigoureux sont des atouts puissants quand on travaille à distance. Il est possible d’accompagner ses collaborateurs sur ces deux points : en partageant ses propres méthodes et définissant ensemble les bonnes démarches à suivre.

Accompagner le télétravail c’est donc deux choses : donner les bons outils à ses collaborateurs en s’appuyant sur les nouvelles technologies et entretenir une culture de travail à distance où la communication et l’organisation sont au centre. Ainsi armées, les entreprises pourront bénéficier du télétravail sur le long terme.